פעולות ונושאים חשובים ורשמיים הנעשים על פי החוק יש לגבות עם מסמכים מקוריים. אלו יכולים להידרש בבתי משפט, במחלקות רווחה של רשויות מקומיות במסגרת הליכי אימוץ ילדים, במסגרת דיני גירושין בבתי דין רבניים ובבתי משפט לענייני משפחה, במסגרת תהליכים נוספים ועוד. בלעדי מסמכים אלו לא ניתן להניע תהליכים מורכבים אלו. שופטי בתי משפט ופקידים בכירים המוסמכים לקבל החלטות מסתמכים על מסמכים אלו בתנאי שהם מזוהים כמקוריים ואותנטיים. במקרים רבים, לא יתחשבו בצילומי מסמכים, ובעדויות אנשים בלתי מוכרים כהוכחה למהימנותם, אלא יבקשו אישור רשמי וכזה שנקבע על ידי המחוקק. שהוא במקרה הזה משרד המשפטים האחראי על נושאים אלו.
תפקידי הנוטריון
כדי למצוא מענה למקרים מורכבים אלו, ואחרים נוספים, נוסד תפקיד הנוטריון. חתימתו של נוטריון נחשבת בעיני בית המשפט ובעיני גופים מוסדיים אחרים כאישור למקוריותו של המסמך, לזהותו של החותם עליו או לעובדה כי המסמך נחתם מרצונו החופשי של החותם. מסמכים אלו מוכרים בישראל ובמדינות אחרות להם יש הסכמים מתאימים עם ישראל. אחת המטלות היא תרגום נוטריוני שמשמעותו תרגום מהשפה המקורית שבו נכתב המסמך לשפה המבוקשת. מסמכים מתורגמים חייבים להיערך באופן מקצועי. נוטריון אשר יודע לתרגם אותם יבצע את התרגום בעצמו. במידה ולא, הוא יפנה למתורגמן מקצועי אשר יתרגם עבורו את המסמך בצורה מדויקת ויאשר בחתימתו כי התרגום נאמן למקור.
שירותי תרגום לשפות שונות
יש מסמכים הכתובים בשפה העברית וכאשר הם מוצגים בחו"ל הם חייבים להיות מתורגמים בצורה רשמית ומוכרת. יש מסמכים בשפה לועזית אשר חייבים להיות מתורגמים לעברית. נוטריון יכול לאמת מסמך מתורגם מכורח המנדט החוקי שניתן לו על ידי משרד המשפטים. הגדרתו המדויקת הינה: נוטריון הינו עורך דין אשר הוסמך לאמת, לאשר ולערוך מסמכים משפטיים (דוגמת תרגום מסמכים) הדורשים פעולות אלו מצד נוטריון בלבד, על פי החוק. לצורך קבלת תוקף בינלאומי לתעודות ואישורים יכול נוטריון להוסיף אישורי אפוסטיל מתאימים. הדבר נדרש, למשל, בעת תרגום מסמכים שנועדו לבקשות לקבלת אזרחות במדינות רבות. המועמד נדרש לצרף לבקשות תרגומים של מסמכים נדרשים חשובים על פי בקשת הנציגות הזרה. בלעדיהם לא ידונו נציגי המדינה בבקשות.
הנעת תהליכים
למסמכים מתורגמים כמו לאישורי נוטריון אחרים יש חשיבות גדולה בכך שהם מאפשרים הנעת דיוני בית משפט באופן מהיר יחסי. כך, אין צורך להביא לבית המשפט מומחים לתרגום, אין צורך להביא אנשים לעדויות וכדומה. הדבר מקל במיוחד כאשר יש נושאים מורכבים שחלק מהמעורבים בהם הינם אזרחי מדינות זרות. אישור נוטריוני נבדל מאישורים אחרים על ידי חותמת אדומה ומיוחדת אשר מוטבעת על המסמך. אם קיימים מספר דפים אזי קושרים אותם יחדיו באמצעות סרט אדום המחובר אל תו אדום המוטבע בחותמת של הנוטריון. תעריפי שירותיו נקבעים על ידי משרד המשפטים והינם אחידים בכל הארץ.